Reinhardt Automobile: Digitalisierung endet nicht an der Tür

Wie smarte Zutrittskontrolle Sicherheit, Transparenz und Effizienz in einem modernen Autohaus verbessert

Über Reinhardt Automobile

Die Reinhardt Automobile GmbH mit Sitz in Hagen wurde 2018 gegründet und hat sich innerhalb weniger Jahre zu einem etablierten Gebrauchtwagenhändler entwickelt. Heute beschäftigt das Unternehmen mehr als 80 Mitarbeitende und verwaltet einen Fahrzeugbestand von über 800 Fahrzeugen.

Was Reinhardt Automobile besonders auszeichnet, ist die konsequente Digitalisierung der gesamten Wertschöpfungskette. Vom Fahrzeugeinkauf über die Aufbereitung bis hin zur Vermarktung, zum Verkauf und zum After-Sales-Service werden Prozesse kontinuierlich optimiert und automatisiert.

Das Unternehmen investiert gezielt in eigene IT-Lösungen und digitale Werkzeuge, um Effizienz, Transparenz und Skalierbarkeit zu schaffen.

Digitale Prozesse werden dabei nicht als einzelne Projekte betrachtet, sondern als Teil einer langfristigen Strategie. Mit dem Wachstum des Unternehmens entstand daher auch die Frage, wie sich die Zutrittsverwaltung genauso professionell organisieren lässt wie die übrigen Geschäftsprozesse.

Zutritt in einem wachsenden Autohaus effizient verwalten

Mit steigender Mitarbeiterzahl, mehreren Gebäudebereichen und zahlreichen externen Dienstleistern wachsen auch die Anforderungen an das Zutrittsmanagement.

Vor der Einführung von Tapkey setzte Reinhardt Automobile auf eine klassische mechanische Schließanlage. Wie in vielen Unternehmen brachte dieses System verschiedene Herausforderungen mit sich. Verlorene Schlüssel konnten hohe Folgekosten verursachen, da im Ernstfall ganze Schließgruppen ausgetauscht werden mussten. Mitarbeiterwechsel bedeuteten zusätzlichen Verwaltungsaufwand, weil Schlüssel zurückgegeben, dokumentiert und gegebenenfalls ersetzt werden mussten. Gleichzeitig benötigten externe Dienstleister wie Fahrzeugaufbereiter, Reinigungskräfte oder Wartungsunternehmen regelmäßig Zugang zu bestimmten Bereichen und das oft nur für definierte Zeitfenster.

Hinzu kam ein weiterer Aspekt: Es gab keine Möglichkeit, nachzuvollziehen, wer wann Zugang zu welchen Bereichen hatte.

Für ein Unternehmen, das auf Transparenz und Prozesssicherheit setzt, wurde dies zunehmend zum Problem.

2018 

Gründungsjahr

80+

Mitarbeitende

800+

Fahrzeuge im Bestand

30

Elektronische Schließzylinder mit Tapkey-Technologie

Von mechanischen Schlüsseln zu digitalen Prozessen

Als Reinhardt Automobile nach einer neuen Lösung suchte, ging es nicht darum, lediglich physische Schlüssel durch digitale zu ersetzen.

Gesucht wurde ein System, das zur bestehenden IT- und Prozesslandschaft passt und sich langfristig weiterentwickeln lässt.

Tapkey überzeugte aus mehreren Gründen.

Reinhardt Automobile entschied sich bewusst für eine digitale Zutrittslösung, die zur eigenen IT- und prozessorientierten Unternehmenskultur passt. Statt Türen oder bestehende Abläufe zu verändern, suchte das Unternehmen nach einer Lösung, die sich nahtlos in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Mit dem Smartphone als Schlüssel, elektronischen Schließzylindern mit Tapkey-Technologie, die ohne bauliche Veränderungen installiert werden können, einer zentralen Verwaltung der Zutrittsberechtigungen über das Tapkey Web Portal und einer offenen Plattform für zukünftige Integrationen erfüllte Tapkey genau diese Anforderungen.

Heute wird Tapkey unter anderem eingesetzt an:

• Haupteingängen
• Nebeneingängen
• Außentoren
• Bürotüren
• Weiteren Betriebsbereichen

Insgesamt nutzen rund 80 bis 90 Personen das System regelmäßig. Dazu gehören Mitarbeitende, Reinigungskräfte sowie externe Dienstleister.

Für Reinhardt Automobile stand dabei ein Thema besonders im Fokus: Sicherheit.

Anders als bei mechanischen Schlüsseln werden Zutrittsrechte nicht über einen physischen Gegenstand verwaltet, sondern direkt einzelnen Personen zugewiesen. Berechtigungen können innerhalb weniger Minuten vergeben, angepasst oder entzogen werden.
Dadurch entsteht ein Maß an Kontrolle und Transparenz, das mit einer klassischen Schließanlage kaum möglich ist.

Umsetzung und Ergebnisse: Mehr Kontrolle im Arbeitsalltag

Berechtigungen in Minuten statt Tagen verwalten 

Eine der größten Veränderungen zeigt sich im täglichen Verwaltungsaufwand.
Früher waren Schlüsselübergaben, Rückforderungen und Dokumentationen feste Bestandteile vieler Prozesse. Heute können Berechtigungen direkt über die Tapkey-Administrationsoberfläche vergeben oder entfernt werden.
Verlässt ein Mitarbeitender das Unternehmen, muss kein Schlüssel mehr eingesammelt werden. Die Berechtigung wird zentral deaktiviert und der Zutritt endet sofort.

Das spart Zeit und reduziert organisatorischen Aufwand.

1. Sicherheit durch Nachvollziehbarkeit von Zutrittsberechtigungen 

Für Reinhardt Automobile ist Sicherheit der wichtigste Nutzen der digitalen Zutrittslösung.

Jeder Zutritt wird dokumentiert. Dadurch entsteht Transparenz darüber, welche Personen wann auf bestimmte Bereiche zugegriffen haben. Diese Nachvollziehbarkeit unterstützt nicht nur interne Sicherheitsanforderungen, sondern ist auch ein wichtiger Bestandteil moderner Datenschutz- und Compliance-Konzepte.

Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei verlorenen Schlüsseln. Seit der Einführung von Tapkey gab es keinen Schlüsselverlust mehr, der einen Austausch von Schließanlagen oder Schließgruppen erforderlich gemacht hätte.

2. Externe Dienstleister sicher integrieren

Im Autohaus arbeiten regelmäßig externe Partner mit unterschiedlichen Aufgabenbereichen.
Fahrzeugaufbereiter, Reinigungsteams, Wartungsunternehmen oder Handwerker benötigen Zugang zu bestimmten Bereichen, allerdings nicht dauerhaft.
Mit Tapkey lassen sich Berechtigungen gezielt auf Personen und Zeiträume beschränken. Zutritte können remote vergeben und nach Abschluss der Arbeiten wieder entzogen werden.
Dadurch bleibt die Kontrolle jederzeit beim Unternehmen, ohne dass zusätzliche Schlüssel ausgegeben werden müssen.

3. Wenn spontane Anforderungen kein Problem mehr sind

Wie groß der Unterschied im Alltag sein kann, zeigt ein konkretes Beispiel aus dem Unternehmen.

An einem Wochenende benötigte ein Mitarbeiter kurzfristig Zugang zu einem Außentor.

Mit Tapkey konnte die entsprechende Berechtigung direkt per Smartphone vergeben werden. Der gesamte Vorgang dauerte weniger als zwei Minuten.

Vor der Einführung hätte in einer solchen Situation vermutlich eine weitere Person zum Standort fahren müssen, um den Zugang zu ermöglichen.

Gerade diese kleinen, alltäglichen Situationen summieren sich im Laufe der Zeit zu einem spürbaren Effizienzgewinn.

Interview mit Thomas Küfner – Geschäftsleitung der Reinhardt Automobile GmbH 

„Für uns war entscheidend, dass Tapkey nicht nur ein Schloss, sondern eine Plattform ist. Offen, integrierbar und skalierbar. Genau das passt zu unserer IT-Strategie.“

 

 

Der nächste Schritt: Zutrittskontrolle als Teil des Mitarbeiterlebenszyklus

Die Digitalisierung der Zutrittsverwaltung ist für Reinhardt Automobile noch nicht abgeschlossen.
Als nächster Schritt ist die Integration von Tapkey in das bestehende HR-System geplant. Ziel ist es, Zutrittsrechte automatisch mit dem Mitarbeiterlebenszyklus zu verknüpfen.
Neue Mitarbeitende erhalten ihre Berechtigungen automatisch beim Eintritt. Rollenwechsel werden systemseitig berücksichtigt. Beim Austritt werden Zugänge ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand entzogen.
Darüber hinaus prüft das Unternehmen die Ausweitung der Lösung auf weitere Tore, Werkstattbereiche, Aufbereitungszonen und zukünftige Standorte.

Smarten Zugang für Ihr Unternehmen entdecken

Die Erfahrungen von Reinhardt Automobile zeigen, dass digitale Zutrittskontrolle weit mehr leisten kann als nur das Öffnen von Türen.

Unternehmen mit mehreren Gebäuden, wechselnden Mitarbeitenden und externen Dienstleistern profitieren von mehr Transparenz, höherer Sicherheit und deutlich geringerem Verwaltungsaufwand.

Wer Zutrittsmanagement als Teil seiner Unternehmensprozesse versteht, schafft die Grundlage für langfristig effizientere Abläufe.

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