Häufige Probleme in flexiblen Workspaces und deren Lösungen

Gastartikel von Sam Bender

Eine Frage an alle Coworking Space-Betreiber, die dies lesen: Was ist das Beste an deinem Tag? Ich vermute, es hat etwas mit den Interaktionen zu tun, die du hast – sei es, die Begrüßung eines neuen Mitglieds in deinem Space, die Teilnahme an einem Workshop oder einfach nur einen Kaffee mit deinen Coworkern zu trinken. Doch der Fluch des Erfolgs ist, dass du oftmals keine Zeit hast, um dich an diesen kleinen Dingen zu erfreuen.

Wir wissen, wie es geht. Cobot startete als Coworking Space, co.up in Berlin. Als unser Raum wuchs, stellten wir fest, dass wir uns immer weiter vom Kern des Coworkings entfernt hatten. Im Austausch mit anderen Coworking Spaces erfahren wir von ähnlichen Problemen, die auf der ganzen Welt auftauchen. Aus diesem Grund möchte ich einige Tipps mit euch teilen. Hier sind die häufigsten Probleme, mit denen Betreiber konfrontiert sind:

Wachsende Community übersteigt Personalkapazitäten

Dieses Problem kommt vor allem in Coworking Spaces vor, die keine automatisierten Abläufe in den Arbeitsalltag integriert haben. Coworker warten darauf sich anzumelden, sind besorgt, ob sie einen Besprechungsraum bekommen und haben Schwierigkeiten ihre Bedenken auszusprechen, weil sie nicht wissen, wer die Verantwortung trägt. So kann die Atmosphäre in einem flexiblen Arbeitsbereich schnell von „entspannt und lässig“ zu „chaotisch und verwirrend“ kippen.

Wie veränderst du diese Dynamik? Du musst die Bereiche identifizieren, in denen die Energie deiner Mitarbeiter verbraucht wird und Werkzeuge finden, die ihnen Zeit verschaffen. Obwohl es theoretisch möglich (oder fast möglich) ist, deine Mitarbeiter durch Add-Ons, Apps und Automatisierungen vollständig zu ersetzen – ist dies nicht der Grund, warum die Leute in einen Coworking Space kommen.

Mit den passenden Tools können sich deine Mitarbeiter auf die richtigen Dinge konzentrieren und sind zufriedener. Bei der Verwaltung der einzelnen Büros ist es besonders schwierig jedem Mitglied einen Schlüssel auszuhändigen, wenn ein neuer Coworker den Space betritt oder die Schlösser auszutauschen, sobald jemand deinen Schlüsselbund verliert. Durch die Integration von digitalen Zutrittskontrollen (z. B. Tapkey) wird der Prozess jedoch rationalisiert, sodass du dir keine Sorgen machen musst. Es gibt bestimmt noch weitere Bereiche, die dir unnötig Kopfschmerzen bereiten. Ich wette, dass jemand ein Tool dafür entwickelt hat.

Aufgaben balancieren

Der Tag hat erst begonnen und du bist schon 3 Stunden hinterher. Schon mal darüber nachgedacht, ob du deine Aufgaben richtig einteilst? Manche Leute schwören auf unterschiedliche Organisationsmethoden. Du musst einfach die richtige für dich finden.

Eine Methode ist die Eisenhower-Matrix. Dabei handelt es sich um ein einfaches Raster mit zwei Fragen: Wie dringend ist eine Aufgabe und wie wichtig ist sie? Du solltest dich auf die Elemente fokussieren, die dringend und wichtig sind. Alle anderen Elemente können vorerst vernachlässigt werden. So kannst du schnell feststellen, auf welche Aufgaben du dich konzentrieren musst und kannst vermeiden dich stundenlang mit unwichtigen Aufgaben zu beschäftigen.

Eine andere Methode ist die Pomodoro-Technik, bei der du deine Aufgaben in 25-Minuten-Abschnitte unterteilst. Diese Blöcke sind durch 5 Minuten-Pausen voneinander getrennt. Die Methode basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die geistliche Beweglichkeit verbessern. So sollst du jeder Aufgabe eine gewisse Dringlichkeit verleihen und effektiver arbeiter, je näher die Frist rückt.

In einem Interview mit uns schwört Sunanda Verma von The Daftar in Indien auf die „Eat that Frog„-Methode. Hier beginnt man den Tag mit der unangenehmsten Aufgabe und erledigt diese vor allen anderen Dingen. Sobald der schlimmste Teil deines Tages bewältigt ist, dann kannst du mit den anderen To-Dos flexibel umgehen. Hierzu gibt es zahlreiche Artikel, die um deine Aufmerksamkeit kämpfen. Sei auf der Suche nach Prioritäten prioritär.

Design, Wachstum und der Drang, sich neu zu erfinden

In jeder Organisation kommt es häufig zu Konflikten zwischen denen, die die Dinge mögen, wie sie sind, und denen, die Veränderung anstreben. Dies spiegelt sich in der Spannung wider, die mit der Modernisierung und Erneuerung flexibler Arbeitsbereiche einhergeht. Manchmal ist es eine Frage der Praktikabilität: Möglicherweise musst du doppelt so viele Personen in derselben Gegend unterbringen. Das bedeutet wiederum, dass du freie Flächen reduzieren musst. In anderen Fällen geht es nur um Stil und einen neuen Anstrich.

Eine Methode, um diese Spannung in Einklang zu bringen: Raumänderungen in Gemeinschaftsprojekte umzuwandeln. Wenn Personen das Gefühl haben, dass sie ein Mitspracherecht haben und einen Einfluss auf das Design haben, werden sie den neuen Look sicherlich mehr schätzen.

Du kannst auch darüber nachdenken, Menschen einzustellen, die in deinem Space arbeiten. Hast du Designer, Architekten oder kreative Leute? Natürlich! Vielleicht möchten sie einige Arbeiten für dich erledigen und somit die Verbindung zu deinem Coworking Space vertiefen. Sie werden deine #1 Fürsprecher.

Zwischenmenschliche Probleme

Dies ist das heikelste der bisherigen Themen, weil es in die Identität deines Raumes eingebunden ist. Wie stellst du sicher, dass sich jeder in deiner Gemeinschaft wohl fühlt und ein Gleichgewicht zwischen Vertrauen und Sicherheit besteht? Bei co.up handelten wir nach einem Verhaltenskodex, der die Interaktionen zwischen Coworkern und Mitarbeitern regelte. Dies ermöglichte eine positive Atmosphäre und trug zur Förderung einer stärkeren Gemeinschaft bei. Wenn Konflikte auftreten, gibt ein Verhaltenskodex eine klare Vorgabe an akzeptablen und inakzeptablen Verhaltensweisen.

Die große Lektion

Wenn du den Punkt erreicht hast, an dem du dir diese Gedanken machst – Glückwunsch! Du machst das, was du liebst und alles, damit es funktioniert. Fokussiere dich auf das Wesentliche und behalte das große Ganze im Auge. Viel Spaß beim Coworking!