Zeitlich begrenzter Zutritt: Worum geht’s?

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen Mitarbeitern ihre Arbeitszeit selbst zu wählen, die von klassischen Nine-to-five-Modell abweichen. In seltenen Fällen gehen Mitarbeiter jeden Tag zur gleichen Zeit ein- und aus. Ein flexibles Zutrittskontrollsystem kann Abhilfe schaffen. Insbesondere Mitglieder von Shared Workspaces möchten Zutritt rund um die Uhr. Andererseits besuchen Berater oder Zulieferer oft nur einmalig das Büro und werden keinen dauerhaften Zutritt benötigen. Zeitlich unlimitierter Zutritt kann durchaus ein Sicherheitsrisiko darstellen. Aus diesem Grund kannst du in der Tapkey-App Beschränkungen festlegen. Die intuitive Benutzeroberfläche hilft Administratoren den Zutritt verwalten und einzuschränken – räumlich wie zeitlich. Dieser Artikel zeigt dir, wann temporärer Zutritt erforderlich ist und wann unbegrenzter Zugang die beste Lösung ist.

Einmaliger Zutritt

Was haben ein Lieferant und ein Handwerker gemeinsam? Der Handwerker muss im Büro etwas reparieren und der Lieferant muss ein Paket abgeben. In der Regel besuchen beide das Büro nur für einen kurzen Zeitraum. Vielleicht besuchen sie es auch nur einmal. Trotzdem kannst du ihnen problemlos einen mobilen Schlüssel für einen Tag oder sogar nur eine Stunde ausstellen. Sobald diese Frist abgelaufen ist, wird der Zugriff des Users automatisch widerrufen. So oder so: Der physische Schlüssel ist nicht mehr erforderlich. 

Zeitlich beschränkter Zutritt

Administratoren können ein bestimmtes Zeitfenster festlegen, in dem Benutzer bestimmte Räumlichkeiten entsperren können. Dies ist besonders nützlich für Räume mit strengen Öffnungszeiten, z.B. Buchungen von Konferenzräumen. Du kannst ein Start- und Enddatum auswählen und eine Zeit festlegen, um einer Person Zutritt zu gewähren. Beispielsweise kannst du den Zugang zur Haupteingangstür nur von 9 bis 18 Uhr zulassen. Wenn Mitarbeiter versuchen, die Tür außerhalb dieser zulässigen Zeit zu entsperren, wird ihnen der Zugang verweigert. Auf diese Weise können Administratoren strenge Arbeitszeiten einhalten. Hier erfährst du, wie du Zutrittsberechtigungen in der Tapkey App zeitlich limitierst.

Wiederkehrender Zutritt

Du hast nicht nur die Möglichkeit, zeitlich begrenzte Berechtigungen zuzuweisen, sondern auch wöchentlich wiederkehrende Berechtigungen zu erteilen. Dies ist besonders interessant für Reinigungsdienste, die das Büro ein- oder zweimal pro Woche reinigen und möglicherweise Zugang zu mehreren Büros und Konferenzräumen benötigen. In diesem Fall ist es nicht erforderlich, ihnen uneingeschränkten Zugriff zu gewähren. Richte dafür ganz einfach wöchentlich wiederkehrende Berechtigungen ein. Et voila! Jeden Montag und Donnerstag haben sie zwischen 16 und 18 Uhr Zugang.

Unbeschränkter Zutritt

Wenn zeitlich eingeschränkte Berechtigungen bestehen, dann ist der nächste logische Schritt: uneingeschränkter Zutritt. Dies bedeutet, dass die berechtigte Person das Schloss jederzeit öffnen kann. Natürlich kannst du als Administrator die Zutrittsberechtigungen jederzeit widerrufen. Zusätzlich können Administratoren steuern, wer Zugriff auf bestimmte Räume und Orte hat. Nicht jeder Mitarbeiter benötigt Zugriff auf Buchhaltungsunterlagen oder den Serverraum. Der Administrator kann diese bestimmte Bereiche so einrichten, dass sie nur von bestimmten Personen geöffnet wird. Beispielsweise verfügt die IT-Abteilung möglicherweise über einen Speicherschrank, der sicher sein muss und nur den IT-Managern zur Verfügung steht. Vielleicht hast du auch einen Rollcontainer mit wichtigen Dokumenten, die nur der Buchhalter entsperren darf. 

Auf Administratorebene kann jede der oben genannten Einschränkungen jederzeit über das Tapkey-Webportal und die mobile App geändert oder bearbeitet werden. Du kannst weitere Kollegen als sogenannte Co-Administratoren ernennen. Diese können dann die gesamte Schließanlage verwalten und alles tun, was der Eigentümer auch kann. Außer eins natürlich: Neue Administratoren ernennen.