The Lab Berlin: Wie Smart Access einen Creative Hub in ein „Smart Lab“ verwandelt

Im Herzen von Berlin-Kreuzberg, wo Filmemacher auf Coder treffen und Podcaster Ideen mit Softwareentwicklern austauschen, ist Flexibilität kein Luxus, sondern eine echte Notwendigkeit.

Im The Lab Berlin, einem Premium Innovation Coworking Space für Medien- und Tech-Profis, hält sich Kreativität nicht an Bürozeiten. Und dank Tapkey gilt das auch für den Zugang.

Mehr als nur ein Coworking Space

The Lab ist kein gewöhnlicher Coworking Space. Es ist ein dynamisches Ökosystem, in dem Medienprofis, Startups und Tech-Pioniere unter einem Dach zusammenarbeiten.

„Wir sind ein Premium Innovation Coworking Lab und ein echtes Ökosystem für Menschen aus Medien und Tech – vom Podcaster bis zum Softwareentwickler“, erklärt Marcus Locher, Community & Location Manager bei The Lab Berlin.

Mit rund 50 regelmäßigen Nutzern – darunter Mitglieder, Startups, Reinigungskräfte und Dienstleister – ist ein reibungsloses Zutrittsmanagement entscheidend für den täglichen Betrieb.

Die Herausforderung: Manuelles Schlüsselmanagement bremste den Alltag

Bevor Tapkey eingeführt wurde, war das Zutrittsmanagement bei The Lab vollständig analog.

Physische Schlüssel mussten regelmäßig nachgemacht werden, Zugänge wurden manuell dokumentiert und administrative Prozesse waren zeitaufwendig und fehleranfällig. Verlorene Schlüssel führten zudem zu zusätzlichen Kosten und potenziellen Sicherheitsrisiken. Für einen modernen Coworking Space im kreativen Zentrum Berlins war dieser Ansatz auf Dauer nicht mehr tragbar.

„Der analoge Prozess war zeitintensiv, fehleranfällig und für einen modernen Coworking Space einfach nicht mehr zeitgemäß.“

Dem Team war schnell klar: Es brauchte eine vollständig digitale Lösung.

 

Die Lösung: Nahtloser digitaler Zugang mit Tapkey

Heute sichern elektronische Tapkey-Zylinder die Eingangstüren von The Lab. Mitglieder öffnen die Türen per Smartphone-App oder NFC-Tag – jederzeit, rund um die Uhr.

Der eigentliche Gamechanger ist jedoch die Integration mit Spacebring, der Coworking-Managementplattform von The Lab.

Buchung, Vertragsabschluss und Zutrittsrechte greifen nun nahtlos ineinander: Ein Mitglied meldet sich online an, der Zugang wird automatisch vergeben – ganz ohne dass jemand aus dem Team vor Ort sein muss.

„Die Möglichkeit, Mitgliedschaften online abzuschließen und den Zugang remote zu vergeben, macht unseren Alltag einfacher, digitaler und einfach zeitgemäß.“

Dieser vollständig digitale Workflow ermöglicht es The Lab, unabhängig von klassischen Bürozeiten zu arbeiten – ein entscheidender Vorteil in der Medienbranche.

Die Auswirkungen: Effizienz an erster Stelle

Für The Lab Berlin ist die deutlichste und unmittelbarste Verbesserung die gesteigerte Effizienz. Manuelles Schlüsselmanagement gehört der Vergangenheit an – kein Nachmachen von Schlüsseln mehr, keine Tabellen zur Verwaltung, kein administratives Hin und Her.

Gleichzeitig entsteht dadurch ein hohes Maß an Flexibilität. Mitglieder können den Space selbstständig und nach ihrem eigenen Zeitplan betreten, ohne an Bürozeiten gebunden zu sein. Das sorgt für eine moderne und reibungslose Nutzererfahrung und steigert die Zufriedenheit der Community.

Auch die Sicherheit hat sich deutlich verbessert. Zutrittsrechte können jederzeit sofort vergeben oder entzogen werden, sodass das Team jederzeit die volle Kontrolle behält. Seit der Einführung von Tapkey ist zudem die Verlustquote physischer Schlüssel praktisch auf null gesunken – wodurch sowohl Kosten als auch Sicherheitsrisiken entfallen.

„Was früher ein ständiger Kosten- und Sicherheitsfaktor war, ist heute schlicht kein Thema mehr. Die wichtigste Kennzahl für uns ist das gewonnene Gefühl von Sicherheit und Ruhe.“

 

Ein kleines Detail, das alles verändert hat

Ein Beispiel zeigt besonders deutlich, wie stark sich der Alltag verändert hat: Früher gehörten Wochenendbesuche zum Aufschließen für das Reinigungspersonal zur Routine.

Heute nutzen die Reinigungskräfte Mobile Access und betreten den Space selbstständig – auch wenn niemand aus dem Team vor Ort ist.

„Das ist für uns die Definition von modernem, smartem Access-Management: Es läuft einfach im Hintergrund“, sagt Marcus. „Kein Stress, kein Schlüsselsuchen, keine spontanen Einsätze. Einfach smarter Zugang.“

Tapkey hat den Zugang nicht nur optimiert, sondern auch verändert, wie The Lab organisiert ist. Durch die Entkopplung des Zutritts von physischer Präsenz und Bürozeiten hat sich der Coworking Space zu dem entwickelt, was Marcus heute ein echtes „Smart Lab“ nennt.

Der nächste Schritt ist bereits geplant: Tapkey soll künftig auf alle Büro- und Studiobereiche ausgeweitet werden, um schlüsselloses Arbeiten im gesamten Gebäude zum Standard zu machen.

Warum The Lab Tapkey empfiehlt

Für The Lab waren vor allem Zuverlässigkeit und Integrationsfähigkeit entscheidend. Nachdem im Studio-Bereich parallel ein anderes System getestet wurde, fiel die Entscheidung klar aus.

„Tapkey hat uns durch seine Zuverlässigkeit und die nahtlose Integration überzeugt“, sagt Marcus Locher.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist die europäische Qualität und Datensicherheit.

„Wir bei The Lab Berlin setzen auf Innovation – auch an der Tür. Dass Tapkey eine europäische Lösung ist, die in Österreich entwickelt und produziert wird, war für uns ein entscheidendes Kriterium. In einer digitalen Welt ist dieser Fokus auf europäische Qualität und Datenschutz ein wichtiger Vertrauensfaktor.“

Smart Access für moderne Coworking Spaces

Für Betreiber von Coworking Spaces, die ihren administrativen Aufwand reduzieren, rund um die Uhr Flexibilität bieten und gleichzeitig ein modernes Nutzererlebnis schaffen möchten, zeigt die Geschichte von The Lab, was möglich ist.

Smart Access öffnet nicht nur Türen – es ermöglicht neue Geschäftsmodelle.

Und in einer Stadt wie Berlin, in der Innovation niemals schläft, macht genau das den Unterschied.

Interview mit Marcus Locher | Community & Location Manager at The Lab Berlin.

The Lab Berlin in Kreuzberg ist ein Premium Innovation Coworking Lab und ein echtes Ökosystem für Leute aus Medien und Tech – vom Podcaster bis zum Software-Entwickler. Marcus Ziel ist es, dass die Technik im Hintergrund einfach funktioniert, damit ihre Member den Kopf frei für ihre Projekte haben.