Die richtige Zutrittslösung für deinen Coworking Space?

Zutrittsmöglichkeiten im Überblick

Die Nachfrage nach flexiblen Workspaces steigt weltweit. Traditionelle Büroflächen waren gestern. Freelancer, selbständige Unternehmer und Entwickler bevorzugen sogenannte Coworking Spaces.

Diese flexiblen Arbeitsbereiche sind in der Regel modern und gewährleisten oft einen schnellen und nahtlosen Zutritt. Der Grund ist klar: Coworker wollen flexibel sein und jederzeit Zugang zu ihrem Arbeitsplatz haben. Doch welche Zutrittsmöglichkeiten eignen sich am besten für Betreiber von Coworking Spaces? Wir werfen einen genaueren Blick darauf!

Mechanischer Schlüssel

Old, but gold? Nicht ganz. Denn es gibt einige Punkte, die du bei der Wahl deiner Zutrittslösung bedenken solltest. Ein großer Vorteil von physischen Schlüsseln sind die geringen Beschaffungskosten. Deshalb werden physische Schlüssel oft als erschwingliche Zutrittslösung gesehen. Außerdem sind für das Öffnen weder Strom noch eine Internetverbindung notwendig. Aus diesem Grund haben Personen oftmals das Gefühl mit einem physischen Schlüssel alles unter Kontrolle zu haben. Mechanische Schlüssel kennen kein Computer-Hacking.

Viele Coworking-Betreiber geben jedoch an, dass die Schlüsselverwaltung besonders zeitaufwändig ist. Neue Schlüssel müssen ausgegeben und alte Schlüssel zurückgegeben werden. Das Problem ist noch schlimmer, wenn ein Anbieter mehrere Coworking Spaces verwaltet. Nicht vergessen: Traditionelle Schlüssel werden für Coworking-Betreiber insbesondere dann problematisch, wenn sie verloren gehen. Sie können relativ einfach kopiert werden. Die Konsequenz ist, dass die komplette Schließanlage ausgetauscht werden muss. Ein weiterer Nachteil, der auf der Hand liegt: Die Türen können nicht zentral verwaltet und gesteuert werden.

Magnetstreifenkarte

Jeder kennt sie von Hotels: die Plastik-Schlüsselkarten. Sie sind eine Alternative zu herkömmlichen Metallschüsseln und öffnen elektrische Türen einfach. Karte vor den Leser halten oder durchziehen und schwupps – man ist drinnen. Du musst also die Karte zuerst aus Geldbörse nehmen, damit es funktioniert. Etwas nervig, oder? Der physische Token ist also immer noch erforderlich.

Das Hauptproblem besteht jedoch darin, dass die Magnetstreifen der Schlüsselkarten schmutzig oder entmagnetisiert werden und in weiterer Folge nicht korrekt gelesen werden. Außerdem kann die Schlüsselkarte nicht remote verwendet werden. Du musst dich in der Nähe des Lesegeräts befinden, damit es funktioniert.

Key Fobs

Die kleinen Transponder ermöglichen ein unkompliziertes, schlüsselloses Verriegeln und Entsperren deines Coworking Spaces. Jeder Key Fob verfügt über eine persönliche Identifikationsnummer und das Zugangssystem kann so programmiert werden, dass der Zutritt zeitlich eingeschränkt werden kann. Das Prinzip ist klar: Befindet sich der Transponder in unmittelbarer Nähe zum Lesegerät, öffnet sich die Türe.

Wir bei Tapkey arbeiten mit der NFC Mifare-Technologie und aus diesem Grund nennen wir sie bei uns NFC Tags. Sie sind stabil, benötigen keine Batterien und können leicht an einem Schlüsselring angebracht werden. Du kannst den Zutritt bestimmten Personen gewähren oder auch zeitlich limitieren. Eine weiterer hilfreicher Punkt für dich als Coworking-Operator ist, dass ein Schlüsselanhänger sofort deaktiviert werden kann, wenn er verloren oder gestohlen wird.

Smartphone

Um die Sicherheit auf einem sehr hohem Niveau zu halten, kannst du darüber hinaus auch Zutrittsberechtigungen via Smartphone vergeben. So können die Mitglieder deines Coworking Spaces die Räumlichkeiten mithilfe einer mobilen App betreten.

Tapkey’s Zutrittssystem funktioniert mit Bluetooth und NFC und bietet eine sichere, offline Verbindung. Es gibt nämlich auch Systeme, die eine Online-Konnektivität benötigen. Das Öffnen per Smartphone ist bequemer: Das Einzige, was du brauchst, ist dein Smartphone und deine Coworker müssen sich keinen Pin merken. Weiters musst du dir keine Sorgen darüber machen, dass verlorene Schlüssel in falsche Hände geraten. Und noch viel mehr: Mitglieder können ein Gebäude oder ein gemeinsames Büro ohne zusätzlichen Personalaufwand betreten. Du kannst eine vollständige Aufzeichnung darüber machen, wer das Gebäude betritt, und den Zeitpunkt. So kannst du Besucherdaten oder die Anwesenheit von Coworkern im Zutrittsprotokoll der Tapkey-App nachvollziehen. Dies vereinfacht übrigens auch die Abrechnung von Meetingräumen.

Last but not least: Ein großer Vorteil des Smartphone-basierten Zutritts ist die Integrationsmöglichkeit. Zum Beispiel ist Tapkey in Cobot, eine Mitgliederverwaltungssoftware für Coworking Spaces, integriert. Es besteht kein Zweifel: Die Umstellung auf eine mobile Zugangskontrolle hilft beispielsweise den Plastikmüll im Ozean zu reduzieren und Zeit und Kosten in deinem Space zu sparen.

Zutrittsmöglichkeiten: Vor- und Nachteile

	Vorteile	Nachteile
Mechanischer Schlüssel	Niedrige Beschaffungskosten bei geringer Stückzahl Keine Strom- und Internetverbindung notwendig	Hoher Verwaltungsaufwand Kann einfach kopiert werden Zeitaufwändige Schlüsselübergaben Keine Zeitbeschränkung möglich
Magnetstreifenkarte	Karten sind kostengünstig zu produzieren Daten können geändert werden, wenn nötig	Nähe zum Leser erforderlich Daten können durch magnetische Streufelder beschädigt werden
Key Fob	Keine Batterien erforderlich (Tapkey) Kann ferngesteuert deaktiviert werden Flexible Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Zeitbeschränkungen möglich Zugriffsprotokoll	Nähe zum Leser erforderlich
Smartphone	Kein zusätzliches Medium notwendig Geringer Verwaltungsaufwand Flexible Verwaltung von Zugriffsberechtigungen Zeitbeschränkungen möglich Zugriffsprotokoll Möglichkeit zum Remote-Entsperren Integration in externe Software möglich	Internetkonnektivität oftmals notwendig